mattijsdiepraam.nl

Ondergewaardeerd genre: het visiedocument

Je hebt het er als managementteam maar druk mee. Heb je net twee jaar geleden een rigoureuze reorganisatie doorgevoerd, moet het roer alweer om. Niemand staat erom te springen. Je medewerkers niet, je klanten en leveranciers misschien ook niet meteen. Dus hoe leg je de koerswijziging uit aan onwillige mensen die je wél moet meekrijgen? Met een brief, via publicaties in de interne en externe media? Of werkt een andere aanpak toch beter? Deel drie in de reeks ondergewaardeerde tekstgenres (hier deel één en deel twee): het strategische visiedocument.

Reorganisaties, herstructureringen, strategische aanpassingen of hoe je ze ook wilt noemen: ze zijn vaak nodig, maar ze doen altijd pijn, of het nu alleen een afdeling raakt, een divisie of de hele onderneming. De mensen bij wie het pijn doet, zijn tegelijk wel de mensen die je nodig hebt. Tijdens de verandering om de winkel draaiende te houden, na de verandering om met vereende krachten de schouders eronder te zetten. Voor de mensen die na de verandering iets anders mogen gaan doen, eventueel zelfs bij een andere winkel, doet het helemaal pijn. En dat blijft soms een rare gewaarwording voor een managementteam dat in de loop van de tijd juist enthousiast is geworden voor een oplossing waaraan ze met ziel en zaligheid hebben gewerkt.

Natuurlijk is er ‘gaande de rit’ overleg met medewerkersvertegenwoordigers. Het moet tegenwoordig wel een organisatie uit het stenen tijdperk zijn wil de stem van de betrokkenen ongehoord blijven. Maar toch worden die vertegenwoordigers – ook ‘gaande de rit’ – als vanzelf deel van het complot, in ieder geval in de ogen van de medewerkers die hun hakken in het zand zetten. Het is een lot dat iedereen overkomt die compromissen moet sluiten. En de klanten en leveranciers? Natuurlijk peilen accountmanagers de markt, want reorganisaties gaan nooit alleen over het wegsnijden van overtollig vlees. Juist een veranderende markt is vaak de aanzet tot interne aanpassingen. Maar na die eerste peilingen worden ook klanten vaak in het ongewisse gelaten over de veranderingen die mede naar aanleiding van hun input worden ingezet. Lees verder…

Het gevaar van duidelijke taal

“Verschuil je niet achter smoesjes! Zeg gewoon waar ’t op staat!” Het zijn kreten die tegenwoordig diep in onze onderbuik resoneren. Overal horen we die roep om ‘duidelijke taal’: in de politiek, maar ook in de marketing en communicatie. De mantra klinkt zó aantrekkelijk dat we de schaduwzijde over het hoofd zien. O, is die er dan?

Ook al wordt er meer dan ooit geklaagd over de inspraak en zeggenschap die we als burger en consument hebben, we leven feitelijk in een tijdperk van ultrademocratie. Ik vertel niets nieuws als ik beweer dat de gelijktijdige opkomst van populistische partijen en Web 2.0 mensen een stem heeft gegeven die voorheen nooit in het openbaar werd gehoord. Alleen op verjaardagen en vrijdagmiddagborrels werd je ermee lastiggevallen: de gratuite mening.

In tien jaar tijd is dat omgeslagen. Tegenwoordig zet de gratuite mening links en rechts de toon. In de kiezersmarkt, de consumentenmarkt en ook de zakelijke markt. De partijen in die markten schromen er vervolgens niet voor om daar marktaandeel mee te veroveren.

Niet te lang, niet te moeilijk
Een herkenbaar facet van gratuite, niet door valide argumenten onderbouwde meningen is de taal waarin ze worden geformuleerd. Die is duidelijk. Die moet duidelijk zijn. Via duidelijke taal kunnen dingen ‘eindelijk eens worden gezegd’, kun je ‘zeggen waar het op staat’, kun je ‘recht door zee’ zijn. Lees verder…

Leugens preken, NIMBY’s kweken

Een paar weken geleden liep ik door de woonboerderij van voormalig staatssecretaris Cees van Leeuwen. Het huis moest in 2002 wijken voor de aanleg van het HSL-tracé. De Boskade in Hoogmade is inmiddels veranderd in een bouwput, nadat de aanleg van de A4 en een mislukte ruilverkaveling de laatste agrarische activiteiten ten einde brachten.

Ik kon een rondwandeling maken door het interieur doordat 35 bouwvakkers in de zomer van 2002 in vijf weken tijd de boerderij hebben gedemonteerd en daarna in Arnhem weer hebben opgebouwd. Nadat alles nauwkeurig was opgemeten en beschreven, werden de gevels in stukken van acht meter gezaagd en samen met alle andere bouwdelen op transport gezet naar Gelderland. Daar staat de boerderij vanaf juni dit jaar ter bezichtiging voor iedere bezoeker van het Nederlands Openluchtmuseum. De inrichting is zoals ze in 2002 is achtergelaten.

Op de televisie in de studeerkamer van Van Leeuwen werd een videoband vertoond. Daarop was de advocaat in muziekrecht en kortstondig politicus aan het woord over de gebeurtenissen die aanleiding gaven tot de onteigening. De man die ooit bij rockgroep Kayak de bas bespeelde, trok in eerste instantie fel ten strijde tegen de afbraak van zijn kapitale optrekje, zoals een echte NIMBY (Not In My Backyard) betaamt. Na veel getouwtrek met het HSL-consortium en het ministerie van Verkeer en Waterstaat kwam er een aankoopprijs van 1,36 miljoen euro uit en de mogelijkheid een stuk verderop een nieuw huis te bouwen. Lees verder…

Moet zakelijke taal versluieren of verhelderen?

De kop die boven deze column staat, lijkt een kwestie van inkoppen.

Natuurlijk streeft elke tekstschrijver naar verhelderend taalgebruik. Maar sommige ondernemers zullen het daar niet altijd mee eens zijn. Goed, het is logisch dat een tekstschrijver al zijn vermogens tot duidelijk communiceren uit de kast haalt als het gaat om een begrijpelijke ‘hertaling’ van een complexe productbeschrijving, bijvoorbeeld van een nieuw computersysteem of een nieuw financieel product. De lezer van de verkoopbrochure zou na twee regels afhaken als hij zou worden geconfronteerd met intern gerichte formuleringen en specificaties. Opdrachtgever en tekstschrijver zijn het dan van harte eens over het doel van de tekst: inzichtelijkheid.

Maar als de onderneming nu eens minder vrolijk nieuws te melden heeft? Ook al draait de economie nog steeds op volle toeren, er zijn altijd ondernemingen waarmee het minder gaat. En zelfs goed lopende bedrijven zetten geregeld het mes erin, want voorblijven op de concurrentie is nu eenmaal verstandiger dan inhalen van de achterstand op het moment dat het eigenlijk al te laat is. Dus moeten er berichten naar buiten – naar de pers, de medewerkers en alle andere belanghebbenden – dat er wordt gesaneerd, dat er een andere richting wordt ingeslagen, dat er fouten zijn gemaakt. Dat is nooit leuk en zeker niet als je beursgenoteerd bent. Lees verder…

Crisis! Wat vertellen we de mensen?

Stel, u hebt slecht nieuws voor de mensen. Dat overkomt ieder bedrijf weleens. Uw pakken melk bevatten sporen van een agressief reinigingsmiddel. U gaat vanwege een reorganisatie 20 procent van uw personeel op straat zetten. Een militante actiegroep begint een haatcampagne tegen de milieuvervuilende neveneffecten van uw producten.

Wat is uw eerste reactie? Het instinct roept: niets zeggen, en als dat niet lukt, alles ontkennen, en als dat niet lukt, terugvechten tot de laatste snik. De ervaring roept daarentegen: fout, fout, fout! De ervaring dicteert immers een andere aanpak: vertel alles wat u weet, geef overal antwoord op, geef zonodig toe zonder uw tegenstander gelijk te geven. U wilt tenslotte ook weer niet chantabel overkomen.

Het is een aanpak die is samen te vatten met één woord: eerlijkheid. Maar dan vooral eerlijkheid in de zin van openheid, want er zijn talloze gevallen waarin u heel eerlijk kunt claimen dat er niets aan de hand is, dat u het recht aan uw zijde hebt, dat de bezwaren tegen uw bedrijf en zijn producten volkomen ongegrond zijn. Lees verder…